b69e270b

Обязанности офис-менеджера

Частенько, особенно в маленьких организациях, офис-менеджером называют обычного секретаря. Звучит такая должность намного солиднее, а то, что обязанности офис-менеджера отличаются от секретарских (хотя у них, безусловно, много общего), редко кого волнует в этом случае.

Что входит в обязанности этого сотрудника? В первую очередь в обязанности офис-менеджера входит работа с документами. Сотрудник принимает поступившую корреспонденцию, регистрирует её, передаёт адресату, при необходимости отправляет в архив. Также он принимает заявления от других сотрудников, передаёт их на подпись генеральному директору, заверяет их печатью, после чего отдаёт обратно. В обязанности офис-менеджера входит работа с внутренней документацией: распечатка приказов и их оформление, хранение, отправка в архив и учёт, работа с исходящей корреспонденцией. При необходимости он должен уметь работать с любой оргтехникой: факсом, сканером, копировальным аппаратом, а также набирать и распечатывать документы. Подготовка помещения для проведения презентаций, ведение протокола заседаний, встреча и приём гостей и клиентов компании также входят в обязанности офис-менеджера.

Зачастую сотруднику приходится заниматься традиционными секретарскими обязанностями: распределением приглашённых компаньонов или руководителей в гостиницах, бронированием номера, авиабилетов и билетов на поезд. В зависимости от специфики фирмы, и сам офис-менеджер может являться представителем своей компании в деловых переговорах, а также выполнять часть обязанностей менеджера по персоналу: поиск новых сотрудников, создание стимулирующих и обучающих программ, оформление на работу. Иногда он занимается вопросами внедрения информационных технологий, разработкой новых программ.

Обязанности офис-менеджера предполагают знание:

  1. Законодательных актов и нормативов, которые регламентируют правовую, информационную, предпринимательскую деятельность компании.
  2. Основ менеджмента, маркетинга, предпринимательства и ведения бизнеса.
  3. Основ социологии, психологии, этики делового общения, работаты с персоналом и общественностью.
  4. Порядка составления деловых предложений, отчётов, планов, контрактов и соглашений.
  5. Основ управления, основ эргономики и охраны труда.

Помимо перечисленных задач, в обязанности офис-менеджера входит проведение инвентаризации в офисе и обеспечение необходимыми для работы расходными материалами (канцтоварами, бумагой и иными принадлежностями), которые требуются для работы сотрудников. Также он обязан вести учёт этих материалов, обеспечивать их выдачу, определять порядок получения, организовывать и отслеживать оплату за поставки. В обязанности офис-менеджера входит контроль за состоянием офисной техники, который включает в себя: оперативный вызов мастера для проведения ремонтных работ, своевременную замену расходных материалов (например, картриджей), при невозможности ремонта — замену офисной техники.

В зависимости от правил, принятых в фирме, и её размеров офис-менеджер либо сам принимает звонки и факсы, переадресовывает их нужному сотруднику, отправляет факсы и обзванивает клиентов и партнёров, либо контролирует работу секретарей, в том числе следит за культурой их речи. Также в должностные обязанности офис-менеджера входит контроль за санитарным состоянием самого офиса, организация планового ремонта, вызов технического персонала для устранения неисправностей (например, замена ламп или западающих выключателей).

В целом этот список может увеличиваться или сокращаться в зависимости от места работы. Поэтому необходимо ещё на стадии собеседования поинтересоваться, чем занимается офис-менеджер (должностные обязанности сотрудника в данной компании).

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий